Publié 19 Sep 2019 · Par paul · CSE / CE

Chèques cadeaux : conditions et les règles vis à vis de l’URSSAF ?

L’URSSAF vous permet de bénéficier d’avantages fiscaux pour le versement de chèques cadeaux lors de certains événements de l’année.

Cependant, le respect de ces événements n’est pas l’unique condition imposée, vous devez respecter certaines règles lors du versement pour pouvoir en profiter. Nous vous les détaillons dans cet article.

 

1. L’URSSAF : qu’est-ce que c’est ?

 

A – L’URSSAF en quelques mots

L’Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales (URSSAF) est un organisme officiel de recouvrement qui :
informe les entreprises sur la réglementation en vigueur ;

contrôle les entreprises (notamment les CE/CSE) et veille à l’application de la loi ;

collecte les cotisations et contributions sociales ;

gère la trésorerie de la sécurité sociale.

 

B – Les événements URSSAF pour les chèques cadeaux

En tant que CE/CSE, vous bénéficiez d’un budget des oeuvres sociales / activités sociales et culturelles, qui vous permet de faire plaisir aux salariés de votre entreprise. Une partie de ce budget peut être allouée aux chèques cadeaux, un moyen de paiement apprécié des bénéficiaires et avantageux fiscalement pour votre entreprise.

L’URSSAF définit 11 événements à l’occasion desquels les CE ou chefs d’entreprise vont pouvoir verser des chèques cadeaux aux salariés, tout en étant exonéré de cotisations et contributions sociales :

– le Noël des employés et le Noël des enfants (de moins de 16 ans) ;

– la rentrée scolaire ;

– le mariage et le pacs ;

– la naissance et l’adoption ;

– la fête des pères et la fête des mères

– le départ à la retraite ;

– la Saint-Nicolas et la Sainte-Catherine.

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C – Les chèques culture et cadeaux d’entreprise

L’exonération des chèques culture prévue par l’URSSAF

Le cadre réglementaire des chèques culturels est différent de celui des chèques cadeaux. En effet, l’URSSAF ne prévoit pas de seuil maximal de versement pour les émetteurs de ce type de bon.

Ces chèques doivent cependant donner accès à des biens et services culturels, et être distribués de manière non-discriminante (le même montant à tous les salariés). Chez de nombreuses grandes enseignes, seuls certains rayons sont considérés comme culturels.

 

L’exonération des cadeaux d’entreprise prévue par l’URSSAF

Le cadeau d’entreprise ou d’affaires est un moyen pour les entreprises de récompenser leurs meilleurs clients ou fournisseurs, dans une optique de fidélisation. Pour être exonéré de charges sociales, il faut respecter deux conditions :

– offrir des cadeaux qui sont en lien avec les intérêts de l’entreprise ;

– la valeur des cadeaux ne doit pas être excessive, et cohérente avec l’importance du partenaire bénéficiaire, ainsi que par rapport à la taille de l’entreprise émettrice (il est conseillé de ne pas dépasser 69€).

 

2. Les trois principales conditions d’attribution de chèques cadeaux selon l’URSSAF

 

A – L’attribution des chèques cadeaux liée aux événements URSSAF

La gratification sous forme de bons d’achat doit être liée aux événements URSSAF (cités précédemment) et les bénéficiaires doivent être concernés par ces événements.

Par exemple : vous ne pourrez pas verser des chèques cadeaux aux hommes de votre entreprise pour la fête des mères ou pour la Sainte Catherine

 

B – L’utilisation du bon d’achat doit être lié à l’événement rattaché

Les titres cadeaux doivent permettent l’accès à des biens ou services liés aux événements pour lesquels ils ont été versés. Ce versement doit être effectué dans la période de l’événement en question.

Exemple : Les chèques ou cartes cadeaux distribué(e)s pour la rentrée scolaire doivent donner accès à des fournitures scolaires, des livres, du matériel informatique etc. L’attribution doit être faite en amont de la rentrée scolaire officielle.

À noter : les bons cadeaux ne peuvent pas être utilisés pour l’achat de carburant ou de produits alimentaires.

 

C – Le montant du chèque / carte cadeau inférieur à 169€

Un seuil de 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale est appliqué par événement et par année civile. Les bons d’achat sont donc cumulables, par événement, s’ils respectent le seuil de 5 % du plafond mensuel. L'URSSAF

Le cadre fiscal des chèques cadeaux détermine une exonération de charges sociales, si la valeur faciale du bon n’excède pas 5% du PMSS (plafond mensuel de la sécurité sociale). Cette somme correspond à 169€ par événement et par salarié en 2019.

Exemple : Patrick est un salarié de votre entreprise et a deux enfants de moins de 16 ans. Vous pouvez lui verser 169€, qui correspondent au Noël des salariés, et deux fois 169€, correspondant au nombre d’enfants. Le montant global du versement pour Patrick sera de 507€.

À noter : pour profiter d’une exonération de cotisations sociales pour un versement de chèques cadeaux, il faut que ces trois conditions soient respectées. En cas de non respect, le versement de chèques cadeaux sera considéré comme un avantage en nature, à l’instar d’une prime ou d’une indemnité salariale. Le cadre réglementaire qui s’appliquera sera celui du droit commun.

 

3. Le règles vis-à-vis de l’URSSAF

 

A – L’obligation de déclaration

En tant que CE/CSE vous avez des obligations à respecter, concernant la déclaration et le versement des cotisations sociales (si les prestations versées y sont assujetties) :
vous devez informer mensuellement votre employeur des sommes soumises à cotisations versées aux salariés ;
la responsabilité de déclarer et de verser les cotisations sociales à l’URSSAF repose sur votre employeur.

 

B – Le contrôle URSSAF

En cas de contrôle URSSAF, votre CE/CSE n’est pas directement contrôlé, car la responsabilité incombe à votre employeur. Vous devez néanmoins mettre tous les documents nécessaires à sa disposition.

En cas de redressement URSSAF, votre employeur peut vous demander un remboursement des cotisations.

A noter : si vous employez directement des salariés, votre CE/CSE peut être contrôlé. Votre statut sera celui d’un employeur et vous serez considéré comme tel par l’URSSAF.

 

Les points à retenir :

L’attribution de chèques cadeaux vous permet de profiter d’exonérations de charges sociales, sous certaines conditions.

– Les dispositions de l’URSSAF sont les suivantes : la distribution des chèques doit avoir lieu au moment des événements prévus, les chèques doivent permettre l’accès à des biens en lien avec l’événement et ne doivent pas dépasser 169€ par événement.

– Le cadre fiscal du chèque culture est encore plus souple que pour le chèque cadeau, mais ne donne accès qu’à des biens ou prestations culturels.

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