Publié le 14/07/2021 · Par charles · Entreprise / PME

Comment organiser un événement digital dans une TPE/ PME ?

Mettre en place une stratégie digitale dans les entreprises, peu importe leurs tailles, est devenu essentiel dans une génération de plus en plus connectée. Il en est de même pour l'organisation d'événements d’entreprise afin qu’ils deviennent innovants et interactifs.

Voici quelques conseils pour réussir un évènement digital !

1. Pourquoi réaliser un événement digital ? 👩‍💻

 

Il est essentiel pour les entreprises, et notamment celles de petite taille (TPE et PME), d’apporter une dimension digitale, peu importe le type d’événement (soirée d’entreprise, événement privé ou encore un dîner). Faire preuve d’innovation permet de se différencier de ses concurrents et d’améliorer l’expérience visiteurs. Les participants seront davantage impliqués si l’événement facilite les interactions et intègre une dimension ludique à son déroulement.

Avec le développement du télétravail, les entreprises peuvent également organiser un séminaire ou des événements avec les salariés travaillant à distance et les récompenser grâce à des titres télétravail !

En bref, digitaliser ses événements professionnels et surtout les événements PME, permet de gagner en notoriété et fidéliser les visiteurs en créant une relation sur la durée.

 

2. A qui s’adressent ces évènements ? 🤸‍♀️

Désormais, toutes les générations sont familiarisées avec les nouvelles technologies. Le digital s’adresse donc au plus grand nombre.

 

Citation : plus de 81 % des Français disposent d’un smartphone et ce chiffre monte à 90 % pour les moins de 25 ans.
Source : BNP Paribas

Digitaliser les évènements permet de marquer les esprits en faisant vivre une expérience unique lors d’un évènement original.

 

3. Comment organiser des événements numériques ? 💪

 

Définir des objectifs : afin d’atteindre les bonnes cibles, il est primordial de se focaliser sur le message que l’on souhaite faire passer. Il faut également définir la ligne éditoriale à suivre. L’avantage de digitaliser son évènement est d’améliorer sa visibilité et d’élargir la cible touchée.

Définir le lieu : Afin de bénéficier de tous les équipements et connexions adéquats, il est essentiel de définir au préalable le lieu pour que l’évènement en ligne se déroule sans encombre. L’avantage pour l’organisateur d’événements digitaux, c’est que le lieu est modulable en fonction des besoins et attentes des organisateurs.

Définir le budget : Digitaliser un événement ne veut pas dire ne pas dépenser de budget. Afin que celui-ci soit réussi, il est nécessaire d’inclure les achats :

– d’un graphisme original et créatif,
– de montages et d’une communication de qualité
– d’un prestataire technique ou prestataire évènementiel selon les besoins,
– d’un habillage sonore performant, etc.

Établir la stratégie de communication : choisir les bons canaux sur lesquels communiquer est primordial pour toucher les bonnes personnes. Cela peut concerner les nouveaux moyens de communication, tels que les réseaux sociaux, mais également les emails (pour les invitations), qui reste l’outil favori des internautes. De plus, il est essentiel d’entretenir la relation avec les participants jusqu’au jour de l’événement et prévoir des solutions pour les personnes absentes (envoyer un replay le lendemain par exemple). Pour cela, il peut être intéressant de mettre en place un rétro planning pour faciliter la conduite du projet.

Préparer les intervenants : afin que l’événement soit réussi, il faut que les organisateurs et les intervenants soient préparés. Il est essentiel de les accompagner sur les outils utilisés et de créer des sessions de test afin de détecter les éventuelles difficultés rencontrées. Il faut également définir au préalable le rôle de chacun pour éviter les confusions et créer une atmosphère conviviale où tout le monde à la possibilité de participer.

Analyser l’événement : une fois votre événement terminé, analyser certains Kpis pour voir si celui-ci a fonctionné ou non. Il est possible d’analyser par exemple : le nombre de participants, le taux d’engagement, la réactivité des organisateurs ou encore la satisfaction client. Ces résultats permettront par la suite de trouver de nouvelles pistes pour la réalisation de prochains événements.

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A retenir :

– L’organisation d’évènements numériques est devenu essentiel pour les entreprises
– Ces évènements facilitent l’accessibilité et s’adressent à tous les publics
– Tel un événement classique, les événements digitaux demandent de la préparation; aussi bien pour les équipes que sur les outils à préparer.

Un de nos partenaires le CSE Bureau Veritas, parle de sa transition digitale avec notre Directeur commercial, Alexandre Missilier. 
Retrouver la vidéo ici 

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