Publié le 28/04/2021 · Par charles · CSE / CE

CSE frais de déplacement : comment être remboursé ?

Les membres du CSE ont régulièrement besoin de se déplacer, que ce soit pour des réunions (avec l’employeur ou à l'extérieur) , pour organiser des activités sociales et culturelles ou encore pour suivre des formations. Ces déplacements engendrent donc des frais.

Mais ceux-ci sont-ils pris en charge par l’employeur et dans quelles conditions ?

Cet article répond à toutes les interrogations concernant les frais de déplacement des membres du CSE !

1. Quels sont les frais de déplacement pris en charge par l’employeur ? 🚗


A. L’employeur doit-il prendre en charge les frais de déplacement des membres du CSE ?

 

L’employeur doit prendre en charge les dépenses engagées par les membres du CSE pour se rendre aux réunions obligatoires : 

– convoquées par l’employeur

– imposées, lorsqu’elles sont demandées par la majorité des représentants du personnel

 

Exemples de réunions obligatoires, donnant lieu au remboursement des frais de transport des membres du CSE :

– réunions plénières

– réunions extraordinaires

– réunions de la commission santé, sécurité et conditions de travail

– réunion d’une commission qui serait convoquée et présidée par l’employeur ou son représentant

– réunions faisant suite à tout accident ayant entraîné ou ayant pu entraîner des conséquences graves

– réunions en cas d’événement grave lié à l’activité de l’entreprise, ayant porté atteinte ou ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l’environnement

– réunions à la demande motivée de deux membres du CSE, sur les sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail

 

Ces frais ne peuvent pas être imputés sur le budget de fonctionnement du CSE, ils sont à l’initiative de l’employeur.

 

B. Quels sont les autres trajets pris en charge par l’employeur

 

– Déplacement pour assister un salarié

Si un représentant du personnel doit assister un salarié convoqué à un entretien préalable, soit à un licenciement, soit à une sanction disciplinaire, l’employeur se doit de prendre en charge les frais de déplacement de celui-ci.

– Déplacement pour assister à une formation

Les frais de déplacement au titre de la formation en santé, sécurité et conditions de travail des membres de la délégation du personnel du CSE doivent être pris en charge par l’employeur. Ce remboursement se fait à hauteur du tarif de seconde classe des chemins de fer applicable au trajet le plus direct depuis le siège de l’établissement jusqu’au lieu de dispense de la formation.

 

C. L’employeur doit-il financer les frais de repas et d’hébergement des membres du CSE lors d’un déplacement ?

 

L’employeur prend en charge, non seulement les frais liés au transport, mais également ceux liés à l’hébergement et à la nourriture.

 

Sur quelles bases les frais de transport doivent-ils être remboursés ? 🚘

Il n’y a pas de règles fixées. Il est recommandé de rembourser ces frais en suivant les règles de remboursement au réel des frais professionnels :

– pour les trajets en train : c’est le coût des billets qui sera pris en charge.

– Pour les trajets en véhicule personnel d’un membre du CSE (automobile, moto, vélomoteur ou scooter) : en l’absence d’accord ou de dispositions conventionnelles sur cette question, il est possible d’utiliser le barème kilométrique établi par l’administration fiscale.

 

Sur quelles bases les frais de repas et d’hébergement doivent-ils être remboursés ? 🏡

 

Pour les repas et l’hébergement, le remboursement se fera sur la base des frais réellement engagés par l’intéressé, dans la limite du raisonnable.

 

 

L’employeur peut-il prévoir des conditions de remboursement des frais de déplacement ? 💸

Oui, l’employeur peut prévoir, soit par un accord collectif soit dans le règlement intérieur du CSE, les conditions d’indemnisation des frais de déplacement.

Dans tous les cas, le texte doit respecter les obligations décrites plus haut (cas de remboursement obligatoire et principe du remboursement intégral des frais).

Si c’est bien le cas, les membres du CSE doivent respecter les conditions ainsi prévues, faute de quoi l’employeur peut refuser le remboursement.

 


Quels sont les justificatifs qui peuvent être demandés aux membres du CSE ? 📄

Les frais liés aux déplacements des membres du CSE doivent donner lieu à une note de frais indiquant :

– la date, 

– la destination

– le motif du déplacement

Ils doivent être accompagnés des justificatifs adéquats : titres de transport, facture de restaurant ou d’hôtel par exemple.

En cas d’utilisation d’un véhicule personnel, l’intéressé doit pouvoir justifier du nombre de kilomètres effectués du véhicule utilisé.


Quelle piste pour aller plus loin ? 📈

Pour les entreprises de plus de 50 salariés, l’employeur est obligé d’aborder la question des déplacements lors des négociations annuelles. De même, au-delà de 100 collaborateurs travaillant sur un même site, l’entreprise doit mettre en place un Plan de Mobilité. Pour faciliter les échanges entre la direction et le CSE, mieux vaut passer par un tiers.Des solutions existent pour mettre en place ces plans de mobilité.  Maplab, par exemple, est une solution qui permet de piloter la mobilité de tous les collaborateurs d’une entreprise. Grâce à une même interface, il est possible de visualiser les impacts des déplacements en termes de temps de trajet, de coût, d’empreinte carbone et de santé. Maplab fournit également un rapport détaillé avec des recommandations pour une mobilité en accord avec l’environnement et la qualité de vie des salariés.

 

 

2. Quels sont les frais de déplacement à la charge des membres du CSE ? 👥

 

A. Quels sont les trajets des membres du CSE non pris en charge par l’employeur ?

 

Les obligations de remboursement de l’employeur sont citées plus haut dans l’article. Aucun autre remboursement ne s’impose à l’employeur pour les déplacements des membres du CSE.

 

Dès lors que les réunions des commissions internes au CSE ne sont pas légalement obligatoires ou ne sont pas organisées à l’initiative de l’employeur,  celui-ci n’est pas tenu de prendre en charge les frais liés au déplacement et à l’hébergement de celles-ci. Telles que :

– Les réunions préparatoires ;

– Les formations économiques prévue à l’article L. 2315-63 du Code du travail ;

– Les déplacements afin de mener une inspection ou une enquête ;

– Les déplacements pour aller rencontrer des salariés sur leur lieu de travail.

 

Une disposition rédigée dans un accord collectif ou bien dans le règlement intérieur du CSE peut cependant prévoir la prise en charge de certains de ces déplacements. L’employeur est alors tenu de s’y conformer.

 

B. Quelles sont les possibilités pour obtenir un remboursement ?

 

Les frais engagés par les membres du CSE non pris en charge par l’employeur peuvent être remboursés par le CSE.

Selon les cas, ils peuvent être imputés, soit sur le budget de fonctionnement, soit sur le budget des œuvres sociales et culturelles (ASC).

 

Exemples : 

– Si un membre du CSE se déplace pour rencontrer l’expert-comptable du CSE : les frais relèvent du budget de fonctionnement.

– Si un membre du CSE se déplace pour rencontrer un traiteur dans le cadre de l’organisation d’une fête, ces frais peuvent être remboursés au titre du budget des œuvres sociales et culturelles.

 

C. Quels sont les conditions et justificatifs à fournir ?

 

Pour pouvoir être remboursés, les frais doivent correspondre à une mission du CSE.

Les justificatifs à fournir sont les mêmes que pour le remboursement par l’employeur et doivent être accompagnés des justificatifs adéquats :

– la date 

– la destination

– le motif du déplacement

Le règlement intérieur du CSE peut prévoir les modalités et justificatifs du remboursement.

 

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A retenir :

– L’employeur doit prendre en charge les dépenses engagées par les membres du CSE pour se rendre aux réunions obligatoires et pour les déplacements : pour assister un salarié ou pour assister à une formation

– L’employeur prend en charge, non seulement les frais liés au transport, mais également ceux liés à l’hébergement et à la nourriture, si le membre du CSE dispose d’une note de frais 

– Les frais engagés par les membres du CSE non pris en charge par l’employeur peuvent être remboursés par le CSE.

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