Publié 28 Sep 2018 · Par clotilde-anguelkov · Entreprise / PME

Focus sur la dématérialisation

Cela fait plusieurs années que l’on entend parler de la dématérialisation : factures, billets de train, livres, impôts… Si la dématérialisation peut en effrayer certains, elle en passionne également d’autres ! Aujourd’hui, intéressons-nous de plus près à cette pratique.

 1. La dématérialisation : qu’est-ce que c’est ?

 

A – Du papier à l’écran

La dématérialisation est le fait de passer d’un support physique à un support numérique. Il en existe deux sortes :

– la forme de dématérialisation dite « native » : le document original est un document numérique ;
– la dématérialisation dite « duplicative » : le document original est matériel et rendu numérique.

Pour s’adapter à la transition numérique, les entreprises ont entamé un processus de dématérialisation. Cela a nécessité une numérisation et un archivage des documents existants, ainsi que la mise en place de systèmes d’informations fiables et performants. Dans de nombreux cas, elles ont eu recours à une automatisation de la numérisation.

B – Les avantages de la dématérialisation

Les solutions de dématérialisation offrent de nombreux avantages :

– la traçabilité: les documents numériques ne se perdent pas et se retrouvent aisément, contrairement aux documents papier ;

– la sécurisation : le vol est rendu impossible (il faut veiller à avoir un bon antivirus), il est possible de confirmer les identités à l’aide d’un certificat électronique et d’une signature électronique ;

– la réactivité : l’envoi de fichiers par voie électronique est instantané, la gestion électronique de documents est aisée et offre une parfaite visibilité.

C – Les domaines d’application

Chaque secteur a sa solution de dématérialisation, mais certaines applications sont communes à toutes les entreprises :

– l’administratif : la dématérialisation des factures, des documents de paye, d’identité ;
– les courriers : le mail a remplacé l’enveloppe et le timbre ;
– la monnaie ;
– les livres…

On peut dérouler cette liste pendant des heures, la digitalisation tend à s’immiscer dans toujours plus de domaines.

2. La démat’ au service du développement durable ?

 

A – Une solution écologique…

La dématérialisation des documents implique une disparition des supports physiques et réduit significativement les besoins en matières premières et en transport.

B – …qui nécessite d’importantes ressources

Pour fonctionner, un projet de dématérialisation a besoin de matériel (les ordinateurs et les serveurs) et d’énergie électrique. Les masses de données stockées augmentent de manière exponentielle, ce qui implique un besoin en ressources toujours plus élevé. L’exemple de la quantité astronomique de chaleur dégagée par les data centers des géants du web est souvent mis en avant pour souligner cette problématique.

A noter : Il faut toujours garder à l’esprit que nous avons une empreinte écologique, même dans un cadre dématérialisé. Il existe des bonnes pratiques à adopter dans la vie de tous les jours.

C- Les bonnes pratiques à adopter

Dans une optique de développement durable, il est primordial d’adopter certains réflexes lors de notre utilisation du numérique :
– nettoyer fréquemment sa boîte mail et autres documents en ligne ;
– éviter les allers et retours de documents incessants ;
– conserver le plus longtemps possible son matériel : opter pour la réparation plutôt que le remplacement.

En l’utilisant avec une approche raisonnée, la dématérialisation apportera de nombreux avantages. Il faut tout de même garder à l’esprit que notre action a un impact.

3. Les chèques cadeaux dématérialisés Wedoogift

 

A – Comment ça fonctionne ?

Vous l’aurez sûrement compris, les chèques cadeaux proposés par Wedoogift sont en format dématérialisé. Le principe est simple : chaque utilisateur dispose d’une dotation dématérialisée (ou cagnotte) qui lui a été attribuée par un émetteur. Il s’agit d’une somme d’argent globale qu’il doit ensuite convertir selon le mode d’achat de son choix :

– sur internet : à l’aide d’un code ;
– en magasin :, à l’aide d’un bon d’achat ou “e-billet” ;
– avec la carte multi-enseigne : une carte bancaire qu’il faut commander au préalable.

Une fois le montant converti, il ne reste plus qu’à le dépenser dans l’enseigne de son choix !

B – Les avantages de Wedoogift

Les usagers sont très attachés au format papier. Pourtant, la dotation en ligne offre des possibilités que ne permet pas son homologue physique :

la flexibilité : il est possible d’utiliser son chèque en magasin ou sur internet, au gré de ses envies ;
chaque paiement peut se faire à l’euro près : finie la monnaie non rendue sur un chèque ou le complément à régler en magasin;
la facilité de distribution : en 3 clics, par mail. Plus besoin de stocker des cartons pendant des semaines et de faire signer une feuille d’émargement ;
la transparence : à tout moment, on peut consulter son solde disponible, ses achats passés. L’émetteur du chèque peut quant à lui avoir de la visibilité sur ses dotations distribuées et constater la consommation des bénéficiaires.

Les points à retenir :

– La dématérialisation est en plein essor et ne risque pas de ralentir.
– Elle permet une plus grande réactivité, une meilleure visibilité et une sécurité renforcée.
– Les chèques cadeaux n’échappent pas à la tendance : ils offrent de nombreux avantages sous format électronique, tant pour les bénéficiaires que pour les émetteurs.

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