Mode d’emploi : faire un procès verbal du CSE

1- Qu’est-ce qu’un procès verbal et de qui relève son écriture ?

En quoi consiste un procès verbal de CSE et pourquoi faut-il le faire ?

 Le procès-verbal du CSE est en réalité un compte rendu de réunion, obligatoire selon le droit du travail, qui consiste à garder des traces écrites d’un rassemblement du CSE. Il est essentiel d’effectuer une retranscription de chaque réunion du CSE pour plusieurs raisons :

• Le procès-verbal permettra de garder en archives un résumé des décisions du comité social et économique ;
• Le procès-verbal du CSE a une valeur juridique : le document constitue un appui essentiel en cas de litiges ;
• Il s’agit d’un outil de communication très important vis-à-vis des salariés de l’entreprise et constitue un moyen de preuve pour faire valoir ses droits.

Est-ce obligatoire de rédiger le PV ?

Oui, il est obligatoire de rédiger un procès-verbal de chaque réunion de CSE. Selon l’article L2315-34 du Code du travail :

« Les délibérations du comité social et économique sont consignées dans un procès-verbal établi par le secrétaire du comité. »
Code du Travail

Qui rédige le procès-verbal du CSE ?

Le secrétaire, nommé par les délégués du personnel ainsi que le chef d’entreprise pour la durée du mandat du Comité social et économique, a la prérogative d’écrire chaque procès-verbal. Il lui est possible d’enregistrer les séances afin de pouvoir les retranscrire plus facilement.

Si le secrétaire est absent le jour de la réunion, le secrétaire adjoint est alors missionné d’écrire le procès-verbal. Si ce dernier est aussi absent de la réunion, il convient alors de désigner sous forme d’un vote un titulaire présent pour être secrétaire de la séance.

Dans le cas de l’absence du secrétaire et secrétaire adjoint ainsi que si le vote pour élire un rédacteur n’a pas eu lieu, il s’agit alors d’un délit d’entrave. Cependant, il est possible qu’un élu du CSE possède de meilleures qualités rédactionnelles et soit désigné par le secrétaire pour s’occuper de la retranscription.

Il est aussi possible de se faire assister par un rédacteur indépendant de l’entreprise pour la transcription du procès-verbal. Dans ce cas-ci, le rédacteur sera soumis au même règles de confidentialité que les membres titulaires du comité social.

2. Comment rédiger un bon procès-verbal ?

Quelles sont les modalités de rédaction ?

Il n’existe pas de dispositions légales concernant la rédaction d’un procès-verbal, cependant un protocole d’accord d’entreprise peut définir les mentions qui doivent figurer dans le procès-verbal de réunion du CSE. Si un tel accord n’a pas eu lieu, les mentions qui devront être retranscrites afin d’obtenir la validité du procès-verbal sont les suivantes :

• Lieu de la réunion ; Date et l’heure réelle de fin de la réunion ainsi que les possibles suspensions de séances ;
• La liste des élus du comité présents en précisant leur qualité ainsi que la liste des absents ou leur suppléant ;
• L’approbation du procès-verbal de la réunion précédente ;
• Les différents points inscrits à l’ordre du jour ;
• La signature du secrétaire à la fin de la retranscription du procès-verbal.

Lors de votre retranscription il sera important d’être attentif à bien stipuler dans le contenu du procès-verbal ces informations importantes :

• Les propositions ou réclamations qui ont été formulées par les différents membres ;
• Les consultations entre membres élus ;
• Les informations données par l’employeur ou ses réponses aux propositions faites lors des réunions précédentes ;
• Les résultats des votes ainsi que les accords collectifs adoptés par les membres du comités ;
• La date fixée pour la prochaine réunion. 

Il est important dans la rédaction du procès-verbal de conserver la plus grande neutralité, tout en évitant de mettre en avant les réclamations individuelles et de résumer de la manière la plus représentative les propos tenus au cours de la réunion par les élus, l’employeur ou les invités éventuels. Il ne faut pas perdre de vue que le procès-verbal fait “force de loi” et que son contenu est une preuve.

Il est interdit de faire apparaître dans son procès-verbal des propos diffamatoires ou injurieux ainsi que des informations présentées comme confidentielles par l’employeur. De plus, il est interdit de mentionner explicitement les noms des personnes n’assistant pas à la séance.

3. Les conditions et obligations liées au PV du CSE

Délai de publication du PV du CSE

Selon le Code du travail, la rédaction du procès-verbal du CSE s’effectue sous les 15 jours suivant la séance, cependant, un accord d’entreprise peut modifier ce délai si le CSE le souhaite. Quant à sa diffusion, elle se fera après son approbation par un vote des élus du personnel en séance plénière. Une fois le procès-verbal validé par les élus il peut être potentiellement transmis sous forme de communiqué à l’employeur par le secrétaire tout comme aux employés, cependant cela n’est pas obligatoire.

Tous les procès-verbaux des séances ayant pour ordre du jour le licenciement d’un salarié protégé ou d’un projet de licenciement économique collectif ainsi que ceux traitant du bilan social ou de la consultation sur la politique sociale de l’entreprise doivent être envoyées à l’inspection du travail.

Il est strictement interdit de diffuser le procès-verbal avant son approbation.

Modification ou Contestation du PV

Des corrections ainsi que des modifications peuvent être apportées sur le procès-verbal de CSE par le président, le secrétaire ainsi que tous les membres élus du CSE (Les titulaires; les suppléants ainsi que les délégués syndicaux). Les invités de la séance ne possèdent pas le droit de correction ou modification.

La rédaction du procès-verbal est la responsabilité du secrétaire, il doit absolument faire figurer les modifications de la séance en cours qui doivent être validées en amont par la majorité des membres présent. Si la majorité n’est pas en faveur d’une modification, le secrétaire n’est pas obligé de faire figurer les modifications au procès-verbal.

Il est possible que le procès-verbal soit contesté par chaque membre élu, c’est pour cela qu’il est essentiel pour chaque participant de relire le PV. La contestation du PV doit se faire avant l’approbation de celui-ci. Si le désaccord persiste après discussion, il est toujours possible de recourir au tribunal de grande instance.

Quels sont les risques si les conditions ne sont pas appliquées ? 

Il est nécessaire de rappeler que le procès-verbal du CSE a une valeur juridique, de plus sa rédaction engage directement le secrétaire. Il est nécessaire que le procès-verbal respecte toutes les conditions citées préalablement sous peine de délit d’entrave.
Un délit d’entrave est « l’action ou l’omission qui porte une atteinte à une représentation ou représentant du personnel dans l’exercice de ses missions, à la désignation d’une institution représentative du personnel, ou à l’exercice du droit syndical ».

Un délit d’entrave peut être constaté par l’inspection du travail à l’issue de son contrôle et établit donc un procès verbal d’infraction.

Il existe plusieurs motifs de délit d’entrave :

• L’absence d’information ou de consultation obligatoire du CSE ;
• La modification unilatérale de l’ordre du jour d’une réunion ;
• Le non-respect du délai de communication de documents aux représentants du personnel.

En cas d’entrave au fonctionnement des instances représentatives du personnel, une amende représentative de 7500 € est alors donnée.