Publié 02 Juin 2014 · Par pauline-versavelwedoogift-com · Entreprise / PME

Découvrez 4 services dématérialisés en entreprise

Dans la continuité de la la transformation numérique et la multiplication des systèmes d’information, la dématérialisation apparait comme une évidence. Elle permet de simplifier bon nombre de process administratifs, de donner accès aux services d’automatisation à un grand nombre d’entreprises. On vous donne quelques exemples dans l’article !

1. La dématérialisation en entreprise

 

A. En quoi consiste la dématérialisation ?

La dématérialisation permet de remplacer simplement les supports papiers par des ressources numériques et de gérer facilement les flux de données de l’entreprise, que ce soit dans le cadre d’échanges en interne avec les salariés de l’entreprise qu’avec des clients, fournisseurs et partenaires.

Qui n’a jamais douté de la sécurité de ses documents, de la taille de son lieu de stockage ou même été à un moment submergé de papiers ? Surtout que la loi nous impose de conserver un nombre conséquent de documents pendant un certain nombre d’années… Ou qui n’a tout simplement pas rêvé d’optimiser la gestion du workflow de son entreprise?

À noter : Certains documents sont dématérialisés dès leur création. Pour dématérialiser les documents papiers existants, il faudra procéder à une digitalisation, ce qui signifie les scanner et les archiver.

 

B – Les avantages de la dématérialisation

Aujourd’hui, une part importante du chiffre d’affaires d’une entreprise est consacrée à la gestion de ses documents papiers… Le passage au numérique offre des bénéfices immédiats, tant pour l’usager que pour l’entreprise gestionnaire. La dématérialisation des documents permet :
– d’effectuer les démarches administratives via internet ;
– de faciliter l’archivage, la numérisation et la sauvegarde des données ;
– d’optimiser la réactivité et l’efficacité de l’entreprise ;
– de réduire les temps de traitement des procédures administratives ;
– de générer des économies importantes ;
– de garantir la confidentialité et la traçabilité des données ;
– d’obtenir des statistiques.

 

2. Quatre exemples de la dématérialisation des services en entreprise

 

A – Facturation en ligne

De nombreuses entreprises se sont lancées sur ce marché en mettant à disposition des plateformes de facturation, permettant de créer vos devis et vos factures en ligne, de les envoyer par voie électronique à vos clients, de suivre votre activité mais aussi de donner un accès libre à votre expert-comptable. Il s’agit donc de la création d’un bureau virtuel centralisant les factures et devis, facilitant leurs transferts, et surtout un meilleur suivi client et fournisseur.

Liens utiles : Mon AE, ma-facturation.com, evoliz.com et Wuro.

 

B – Fiche de paie dématérialisée

Depuis le 12 mai 2009, le code du travail (article L.3243-2) autorise l’employeur, avec l’accord du salarié concerné, à remettre le bulletin de paie sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données. Quelle opportunité pour l’entreprise de réduire ses coûts ! Les services en ligne de paie se multiplient.

Que ce soit les entreprises, les comités d’entreprise ou les salariés, tout le monde y trouve son compte. L’entreprise bénéficie de la réduction des coûts liés au traitement du bulletin de paie papier (mise sous pli, affranchissement, stockage physique…) et gagne du temps pour se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme le recrutement et le développement de la marque employeur. Le salarié possède un accès permanent à sa fiche de paie : le support est durable, accessible partout (avec un accès internet) et sécurisé dans son coffre-fort privé numérique.

Liens utiles : isalaire, Bestpaye, 123p@ie, Francepaye.

 

C – Formulaire numérique

Les entreprises utilisent fréquemment des formulaires, que ce soit pour évaluer la satisfaction client, pour réaliser des dossiers de candidature, de renseignements, des notes de frais, des contrats, des sondages au sein de l’entreprise… Les démarches en ligne sont devenues très courantes au sein des entreprises. Comme le marché est très prometteur, les acteurs sont nombreux, comme ReadSoft ou encore la Startup Wizville, qui propose une solution permettant de remplacer les formulaires d’enquête de satisfaction client en point de vente par une solution dématérialisée qui se base sur des QR codes, des smartphones et des tablettes. La solution permet notamment de suivre la satisfaction des clients sur l’ensemble d’un réseau de points de vente en temps réel et de répondre en direct à ses clients.

Liens utiles : ReadSoft, Wizville.

 

D – Gestion électronique des documents

Enfin, le 4ème service concerne la gestion électronique des documents (GED). Elle regroupe toutes les techniques permettant de gérer les flux de documents qui entrent, sortent ou circulent au sein de l’entreprise, comme la création, l’archivage, le stockage, le classement, l’indexation, la recherche, la restitution, le contrôle… La GED, qui s’inscrit dans un processus métier de travail collaboratif, de capitalisation et d’échanges d’informations, permet donc de rassembler les documents au même endroit, de les rendre accessibles à tous les concernés, à tout moment, et de mettre à jour simplement et rapidement ses documents. C’est un excellent moyen de centraliser l’ensemble des documents administratifs d’une société.

Liens utiles : GED, Smile, Novaxel.

 

 

3. Si vous ne connaissez pas Wedoogift

 

Wedoogift.com a créé la 1ère carte cadeau numérique, entièrement dématérialisée. Wedoogift permet aux entreprises et aux CE d’offrir des cartes cadeaux sans frais et valables sur internet auprès de nombreuses boutiques (Amazon, Décathlon, Cdiscount, …) et cela sans frais supplémentaire pour vous, ni abonnement. Nous offrons un service unique de cartes cadeaux pour vos bénéficiaires afin qu’ils profitent de leurs avantages. Quoi de mieux que des carte électroniques pour vos salariés tournés vers l’avenir ?

Notre objectif est de faire disparaître les supports physiques : chèque cadeau en version papier ou carte cadeau en version plastique.

Vous êtes convaincus ? Alors inscrivez-vous dès maintenant et gratuitement ici.

 

Les points à retenir :

– Les solutions dématérialisées permettent d’économiser du temps et de l’argent.
– De nombreuses entreprises proposent leurs services pour accompagner la dématérialisation.
– Les cartes cadeaux et chèques cadeaux existent aussi en format dématérialisé.

Pour vous aider, nous avons besoin de connaître votre profil :

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