Publié le 26/04/2021 · Par charles · Entreprise / PME

Transformation digitale : comment s’adapter à ces changements ?

Afin de faire face aux changements liés au nouvel ère numérique, les entreprises ont dû adapter leur stratégie afin de digitaliser leurs offres et services.
Pour répondre à ces nouveaux défis, toute l’équipe doit adhérer à la transformation digitale et s’adapter aux changements de l’organisation interne. En effet, le manager doit inclure cet objectif parmi ses priorités.
Découvrez dans cet article comment adapter votre entreprise aux enjeux du numérique !

1. C’est quoi la transformation digitale et comment s’y adapter ? 🧑‍💻

 

A. Transformation digitale : c’est quoi ?

La transformation digitale, que l’on appelle parfois aussi transformation numérique, désigne le processus qui permet aux entreprises d’intégrer toutes les technologies digitales disponibles au sein de leurs activités.


La transformation digitale des entreprises est donc un profond changement qui vient répondre aux besoins futurs de la société. Un des enjeux les plus importants est la capacité à faire parler les données que les entreprises ont accumulées durant de nombreuses années.

 

B. Comment amorcer les changements organisationnels ?

 

1. Diagnostiquer les processus internes

 

Cette étape vise à identifier :

– les principaux processus métiers de l’entreprise,

– l’ensemble des actions qui peuvent être digitalisées,

– mesurer le rapport complexité/efficacité. 

 

Cela dans le but d’un gain en termes de performances.

 

2. Digitaliser les documents et courriers

 

Il convient ensuite d’envisager la digitalisation des processus existants, tels que :

– dématérialiser les courriers,

– créer les templates d’e mailing ( contenus textes, charte graphique, …), 

– organiser les relances, 

– définir les contrôles de surface qui permettent de sécuriser la qualité des informations saisies par les clients. 

 

3. Tester et mesurer les gains qualitatifs et quantitatifs

 

C’est l’occasion d’associer les collaborateurs de l’entreprise. En effet, il est fréquent que des équipes soient déstabilisées par la digitalisation des processus.

 

4. Déployer les solutions digitales

Cette étape consiste avant tout à faire adhérer les équipes à ces changements et de leur démontrer les bénéfices d’un nouveau modèle de relation clients dans lequel leurs compétences sont valorisées.

 

 

C. Quels sont les outils digitaux pour satisfaire les salariés ?

 

– Un matériel adapté

Alors que la pratique du télétravail s’est fortement répandue, il est essentiel de s’assurer que les salariés disposent du matériel nécessaire à la réalisation de leurs missions.

 

Des solutions de location d’ordinateurs existent pour aider des entreprises à offrir un matériel de qualité à leurs équipes.

 

La solution Fleet à su s’adapter à ces changements en simplifiant la location, la gestion et le renouvellement d’ordinateurs portables et fixes pour les entreprises.

 

Cette solution offre aussi la possibilité à distance : 

 

– De livrer les employés directement chez eux partout en Europe.

– De gérer l’inventaire des ordinateurs à distance grâce à un outil de gestion de sa flotte informatique.

 

– Les avantages salariés

Les avantages tels que le chèque cadeau dématérialisé permettent à  l’employeur ou aux CSE de simplifier leur gestion, sans avoir à gérer de stock ou l’envoi des chèques papiers. Plus d’erreurs possibles ou de risques de vols. Tous les bénéficiaires peuvent consulter leur solde sur leur compte et le dépenser quand ils le souhaitent sur les offres de leurs choix. 

 

Le salarié peut alors profiter de ses chèques cadeaux en ligne ou bien en magasin. Il reçoit en effet un code, qu’il peut rentrer sur le site de l’enseigne en question, et un QR code ou flashcode à montrer au vendeur quand il passe en caisse. 

 

2. Comment s’opère la conduite du changement ?  🚀 

 

C’est au manager de mettre en place une stratégie spécifique afin de mener à bien cette mission de changement numérique.

 

A. Mettre l’équipe au premier plan

 

Pour accompagner l’ensemble de l’entreprise aux processus de changement numérique, il est nécessaire de revoir les pratiques du management et d’instaurer une nouvelle organisation. 

Pour cela, le manager doit :

– Privilégier la communication interne ;

– Placer l’humain au premier rang pour que l’équipe accepte les changements ;

– Soutenir et préparer les équipes par l’apprentissage en proposant des ateliers de sensibilisation et de formation

– Stimuler et motiver l’équipe afin de lui faire accepter la nécessité du changement ;

 

Afin d’éviter la résistance des collaborateurs au processus de changement numérique, il est essentiel de valoriser le facteur humain.

 

B. Définir et faire accepter une nouvelle vision à travers le changement

 

Il est nécessaire que les entreprises prennent le temps de faire rentrer cette nouvelle dimension dans la culture de l’entreprise. Cela permettra aux collaborateurs d’intégrer progressivement ce que transformation digitale veut vraiment dire.

 

Le manager se doit donc d’adopter de nouvelles méthodes pour conduire le changement au sein de son entreprise. Selon l’urgence de la nécessité du changement, il peut :

 

– Demander l’avis des collaborateurs avant toute prise de décision,

– Donner des consignes sur les nouvelles méthodes d’organisation et de travail à suivre, en lien avec la nécessité du changement.

 

Il est essentiel pour le manager de décrire les objectifs aux collaborateurs,  de leur demander leurs avis et de prendre une décision collective.

 

C. Accompagner la formation digitale des collaborateurs

 

– Une équipe motivée et préparée

 

Afin de faciliter la mise en place des changements digitaux au sein d’une entreprise, il est nécessaire de faire adhérer l’équipe aux objectifs fixés. 

Dans le but de préparer les salariés au mieux afin d’accueillir cette transformation au niveau de l’organisation interne, il est essentiel de les motiver et de les former.

 

– Un leadership affirmé

 

Plutôt que de faire appel à une expertise extérieure, il est préférable d’opérer la conduite du changement en interne. 

Il est donc intéressant de faire appel aux jeunes collaborateurs qui ont grandi avec les nouvelles technologies, à l’ère des smartphones et de la fibre pour accompagner ce changement. Pour eux, la digitalisation n’est pas une transformation, mais une évolution qui amène leur pratique professionnelle en cohérence avec leur pratique personnelle.

 

Il faut donc identifier ces jeunes collaborateurs pour qu’ils deviennent de véritables ambassadeurs auprès de leurs collègues. Il est préconisé de mettre en avant leurs compétences, afin que les autres les identifient comme des ressources sur lesquelles ils peuvent s’appuyer pour obtenir conseils et encouragements.

 

– Un accompagnement continu

 

Le passage au digital suscite des inquiétudes profondes chez certains collaborateurs. Il est donc important de les accompagner à travers le processus de changement et d’être à l’écoute du ressenti de chacun, dans une attitude d’ouverture et de dialogue afin de dédramatiser la transition.

 

Le but est de faire comprendre aux représentants de tous les métiers que chacun a sa place dans cette nouvelle organisation. 

 

La mise en place de formations est un bon moyen d’accompagner les collaborateurs afin de les faire adhérer les collaborateurs à la transformation des processus de travail. Cette formation doit se faire à toutes les étapes de la transformation, de la définition des outils technologiques jusqu’à la mise en œuvre concrète.

 

Dans les premières phases, la formation doit être théorique, en répondant aux questions générales que les collaborateurs se posent :

– Qu’est-ce que la digitalisation ? 

– Quels sont les avantages et inconvénients de ces pratiques ?

 

Dans un second temps, la formation doit se tourner vers les aspects pratiques, afin de permettre à chacun de s’approprier les outils.

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A retenir :

– La transformation digitale est un enjeu de cette nouvelle ère numérique.

– La transformation digitale est un processus qui permet aux entreprises d’intégrer toutes les technologies digitales disponibles au sein de leurs activités.

– Afin de s’adapter à la transformation digitale, les entreprises se doivent de mettre l’équipe au premier plan, de définir et faire accepter une nouvelle vision à travers le changement et accompagner la formation digitale des collaborateurs

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